OBJETIVO PRINCIPAL:

La función principal del Coordinador de Administración y Servicios es coordinar las actividades de administración y de servicios generales de las Terminales de Trasvase de Petrolíferos Puebla y Valle de México. El responsable de esta posición asegura la correcta aplicación de las políticas y los procedimientos que regulan la formulación de los presupuestos de la organización, la adquisición de bienes y servicios, la recepción, almacenamiento y despacho de materiales, suministros y equipos cumpliendo con las normas de seguridad, ambientales y las políticas y procedimientos corporativos. El Coordinador de Administración y Servicios reporta al Gerente de Planta.

AUTORIDADES: (Se refiere al alcance de los niveles de autorización que tiene este puesto)

Conforme a la Política de Compromisos y Aprobaciones.

Con base en la matriz de nivel de autorización IEnova.

RESPONSABILIDADES:

1. Planificar, programar y controlar los presupuestos de capital (CAPEX) y de gastos (OPEX) de las terminales para alcanzar las metas financieras, apegándose a los procedimientos y lineamientos de contabilidad y procuración de la empresa, diseñar y ejecutar programas de reducción de costos para ayudar en el control del presupuesto de gastos;
2. Coordinar, supervisar y dar seguimiento a las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos HVAC’s;
3. Planificar, coordinar y supervisar las actividades de mantenimiento de los edificios de oficina, control de acceso y vigilancia, vehículos utilitarios y áreas comunes de las terminales de petrolíferos;
4. Planificar, coordinar y supervisar la ejecución de proyectos de ampliación, reemplazo y/o mejora de la vialidad interna, señalamientos horizontales y verticales y de los edificios de las terminales de petrolíferos;
5. Proponer y/o llevar registro de Indicadores Clave de Desempeño financiero y elaborar reportes mensuales para mantener informada a la gerencia sobre cualquier desviación que pueda afectar el logro de los objetivos financieros y operativos de la organización;
6. Proveer la infraestructura y servicios logísticos necesarios para el buen funcionamiento de las terminales de petrolíferos;
7. Programar, adquirir, abastecer, custodiar y controlar los materiales y refacciones requeridos para la operación continua de la terminal y asegurar el registro de los movimientos efectuados;
8. Elaborar especificaciones y requisiciones para la procura de equipos, mobiliario, materiales de oficina y servicios generales requeridos para el buen desempeño de las terminales de petrolíferos;
9. Mantener actualizado el inventario de activos, bienes, materiales y equipos existentes en los almacenes de materiales, incluyendo el almacén de materiales peligrosos y coordinar las auditorias periódicas, internas o externas, de los almacenes;
10. Realizar conteo cíclico de inventarios para validarlo, utilizando una aplicación electrónica de gestión (MAXIMO), revisiones de materiales y existencias en almacén y elaborar los reportes;
11. Realizar inspecciones de seguridad en el almacén y evaluar continuamente los métodos de almacenamiento;
12. Intercambiar información con el Coordinador de Compras referente a las especificaciones de los materiales comprados y recibidos;
13. Verificar que los procesos de contratación de bienes y servicios, registros de activo fijo y programa anual de mantenimiento de edificaciones y vialidades se realicen en apego a la normatividad, con el objeto de garantizar el correcto ejercicio del presupuesto;
14. Administrar los contratos de servicios generales verificando que se cumpla con las condiciones contractuales;
15. Implementar, mantener y dar seguimiento al desempeño del sistema de gestión de la terminal;
16. Cumplir y hacer cumplir los procedimientos, controles y políticas vigentes en IEnova;
17. Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por su supervisor;
18. Su presencia puede ser solicitada fuera del área y horario de trabajo durante situaciones de emergencia o extraordinarias que lo ameriten;
19. Disponible las 24 horas al día.

Las actividades anteriormente mencionadas son enunciativas más no limitativas debido a que puede ser requerido para otras tareas según las necesidades de la organización

HABILIDADES / COMPETENCIAS

• Capacidad para leer, analizar e interpretar procedimientos y reglamentos técnicos; redactar informes técnicos y procedimientos administrativos en base a requerimientos normativos y códigos relacionados con la industria; capaz de presentar de forma efectiva la información y responder adecuadamente las preguntas de sus colegas, otros empleados y gerentes;
• Con conocimientos para el manejo de proyectos de mejoras y mantenimiento, capaz de determinar cuál es el mejor proceso para llevar a cabo los proyectos cumpliendo con los tiempos y presupuestos definidos;
• Habilidad para trabajar mediante procedimientos operativos, con documentación crítica y participar en análisis de causa raíz;
• Conocimientos en el manejo de herramientas de planeación;
• Capacidad para leer, entender y utilizar diagramas estructurales y eléctricos;
• Liderazgo participativo que ofrezca opinión y dirección cuando sea apropiado o necesario;
• Habilidades para comunicarse efectivamente;
• Auto dirigido con habilidad para trabajar estratégicamente con mínima dirección;
• Capacidad para conducir procesos de auditoría operativa para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de la terminal;
• Capacidad para establecer y mantener relaciones efectivas de trabajo con otros empleados, consultores y contratistas, para fomentar el trabajo en equipo, el compañerismo, la creatividad y crear un ambiente laboral positivo para cumplir con los más altos estándares de desempeño;
• Capacidad para mantener la calma y ser eficaz en situaciones de emergencia;
• Con resistencia física y agilidad suficiente para permanecer de pie durante periodos largos de tiempo (> 6 horas), caminar, subir y bajar escaleras, levantar pesos según las normas laborales que en materia de seguridad y salud se determinen (como ejemplo “NOM-006-STPS-Vigente”), arrastrarse, agacharse en espacios limitados y andar en espacios confinados y habilidad física para andar durante las actividades diarias que pueden involucrar movimientos en cuclillas, de pie, agachado, treparse encima de los equipos instalados, según sea necesario.

ESCOLARIDAD/ CERTIFICACIONES / EXPERIENCIA

20. Ingeniero Industrial, Mecánico, Civil, Electricista, Electrónico, Instrumentación, Químico, Electromecánico y experiencia mínima de tres (3) años en posiciones relacionadas con la administración de instalaciones industriales o una combinación equivalente de educación y experiencia;
21. Conocimientos de administración, finanzas y planeación y ejecución de proyectos de infraestructura energética;
22. Conocimientos de Microsoft EXCEL a nivel avanzado (Consolidar información, generación de reportes, uso de tablas dinámicas);
23. Capaz de comunicarse de forma efectiva con fluidez en Inglés y Español.
24. Experiencia mínima de tres (3) años en la administración de instalaciones industriales;
25. Experiencia en la supervisión de personal;
26. Experiencia en la elaboración y gestión de presupuestos (OPEX y CAPEX) y en la planeación, programación y ejecución de servicios para terminales de almacenamiento de petrolíferos;
27. Experiencia en el manejo de sistemas de administración de mantenimiento tales como: MAXIMO, SAP PM u otros;
28. Experiencia en la administración de contratos y elaboración de Términos de Referencia (TORs) para la contratación de obras y servicios relacionados con el área de construcción, estructural, mantenimiento de vialidades y edificios;